PERENCANAAN INFORMASI dan MEDIA INFORMASI DAN PENYIMPANANNYAdalam Organisasi Proyek

Proses perencanaan informasi dapat diuraikan dalam langkah-langkah berikut:

Penyusunan Tugas Koordinator pada Setiap Tahap Perencanaan:

Koordinator bertanggung jawab untuk memikirkan arus informasi pada setiap tahap perencanaan dan menetapkan jadwal penyampaian informasi tersebut. Hal ini memastikan bahwa proses perencanaan berjalan lancar dan efisien.

 

Pengawasan dan Pemantauan Aliran Informasi:

Koordinator memiliki peran dalam memonitor jalannya informasi dan memastikan bahwa informasi disampaikan kepada pihak yang seharusnya mengetahuinya. Pemantauan ini penting untuk memastikan efektivitas dan relevansi informasi yang disampaikan.

Pembuatan dan Pemeliharaan Arsip/File:

Untuk memastikan pemahaman menyeluruh terhadap setiap permasalahan, koordinator perlu memiliki arsip atau file sejak awal proyek. File tersebut disusun secara sistematis dan dikelompokkan berdasarkan bidang, mirip dengan struktur penyusunan isi sebuah buku.

Sistematisasi dan Pengelompokan File:

File-file tersebut disusun secara sistematis dan dikelompokkan berdasarkan bidang agar mudah diakses dan dikelola. Pendekatan ini membantu koordinator dalam merespon kebutuhan informasi dengan cepat dan efisien.

Efisiensi Sumber Daya:

Jika proses di atas dijalankan dengan baik, dua unsur sumber daya, yaitu waktu dan uang, dapat dihemat. Koordinator yang memiliki kendali penuh terhadap arus informasi dan sistematisasi file dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya dengan lebih efisien.

Melalui implementasi langkah-langkah ini, proses perencanaan informasi dapat berlangsung lebih efisien dan terorganisir. Koordinator memiliki peran sentral dalam memastikan bahwa informasi tersedia secara tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan pihak yang terlibat dalam proyek.

MEDIA INFORMASI DAN PENYIMPANANNYA

Penyimpanan informasi melibatkan berbagai media yang dapat diklasifikasikan dalam beberapa dimensi sebagai berikut:

1. Dimensi pertama: Informasi disimpan dalam ingatan atau otak seseorang.

2. Dimensi kedua: Informasi disimpan di berbagai media fisik seperti kertas, buku, catatan, gambar, pita tape (termasuk suara), dan piringan-piringan.

3. Dimensi ketiga: Media penyimpanan yang relatif baru, seperti gelembung ingatan (bubble memory), patung, benda, dan lainnya.

Dalam era saat ini, di mana teknologi komputer terus berkembang pesat dan informasi melimpah setiap harinya menjadi tugas yang harus diatasi oleh manajer proyek, penggunaan komputer dalam proyek kelas menengah hingga besar sudah menjadi suatu keharusan. Salah satu kelebihan utama komputer adalah kemampuannya menyimpan data dalam jumlah besar tanpa memerlukan ruangan yang besar. Keuntungan lainnya adalah kemampuannya untuk mengakses kembali informasi dengan cepat. Dalam konteks manajemen proyek, kita menyadari bahwa waktu memiliki nilai yang sangat besar. Keputusan yang cepat dan akurat memerlukan dukungan dari informasi yang akurat dan disajikan tepat waktu.

Pentingnya informasi yang tepat waktu sangat terkait dengan kecepatan pengambilan keputusan dalam manajemen proyek. Informasi yang sudah kadaluwarsa dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang tidak tepat, yang pada gilirannya dapat mengarah pada tindakan yang salah. Kesalahan dan tindakan yang salah selalu berpotensi memicu perselisihan dan pertengkaran dalam proyek. Oleh karena itu, proyek yang mengalami kegagalan atau keterlambatan seringkali diwarnai oleh konflik dan ketidaksepakatan. Dengan demikian, pemanfaatan komputer untuk menyimpan dan mengelola informasi secara efisien menjadi suatu hal yang sangat krusial dalam menjaga kelancaran dan kesuksesan suatu proyek.

..... Selengkapnya tentang Organisasi Proyek